Xác định mục tiêu thiết lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không phải chỉ là thực hiện những ý tưởng độc đáo và mới lạ để thu hút một cách ngẫu nhiên mà cần có mục đích. Cho dù bạn là nội bộ của một tổ chức, độc lập hoặc là một phần của công ty tổ chức sự kiện, bạn đều biết phần quan trọng của quy trình lập kế hoạch sự kiện là xác định chiến lược sự kiện của bạn bằng cách xác định tại sao? Sự kiện càng nhanh càng tốt. Bằng cách đó, bạn sẽ biết nếu sự kiện bạn dự định thực hiện theo lời hứa của mình.

Vậy tại sao khách hàng và nhà lập kế hoạch không thực hiện bước quan trọng này? Câu trả lời là (xin vui lòng) các nhà lập kế hoạch và khách hàng cũng thường bỏ qua các thách thức trong việc xác định lý do rõ ràng và xác định để bắt đầu quá trình lập kế hoạch. Đây là lý do tại sao:

  • Nó không dẽ. Có thể rất tốn thời gian để khiến mọi người tham gia đồng ý.
  • Thông thường, chúng tôi giả sử mọi người đều biết câu trả lời. Khi nhóm của bạn đi theo bốn hướng khác nhau, nó sẽ hiển thị trong sự kiện cuối cùng.
  • Chúng tôi không chắc chắn nên hỏi câu hỏi nào và không có câu trả lời cho câu hỏi về mục tiêu sự kiện của chúng tôi.
  • Nhiều nhà quy hoạch không nghĩ rằng bước này là cần thiết. Họ muốn mọi thứ diễn ra càng sớm càng tốt.

Sáu yếu tố có thể giúp bạn xác định mục tiêu của mình

Tôi ở đây để chia sẻ với bạn rằng nó không khó hay tốn thời gian một khi bạn có một khung sẽ mang lại kết quả. Các nhà lập kế hoạch, hãy nhớ định nghĩa thành công của bạn có thể khác với khách hàng của bạn, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn biết họ là gì bằng cách nhận câu trả lời cho những câu hỏi này. Khách hàng, nắm lấy các cuộc điều tra từ các nhà quy hoạch. Đó là cách thỏa hiệp với các mục tiêu phù hợp và thực hiện chiến lược sự kiện của bạn.

Ngoài việc đảm bảo một kết quả thành công và xứng đáng với thời gian và cam kết của mọi người, lợi ích còn lại là nó sẽ biến một người lập kế hoạch từ một người quản lý đơn giản thành một cố vấn đáng tin cậy – đó là mối quan hệ quý giá đối với cả khách hàng và nhà hoạch định.

Một sự kiện là thành công như mục tiêu của nó được xác định rõ ràng. Mục tiêu sự kiện được xác định bằng cách đánh giá các mục sau:

  • Tại sao sự kiện diễn ra? Mục đích của sự kiện là gì?
  • Sự kiện này sẽ phục vụ ai? các đối tượng mục tiêu là ai? Các bên liên quan là ai? Điều này là khó khăn vì hầu hết các sự kiện cần phải đồng thời phục vụ người tham dự của họ, mà còn các nhà tài trợ, thương hiệu và những người đã đầu tư vào sự kiện này. Và, đừng quên cộng đồng của những người tham gia trực tuyến.
  • Thành công sẽ được đo lường như thế nào? Thành công trông như thế nào? Tính khả thi của thành công?
  • Làm thế nào là mục tiêu thương hiệu của bạn phù hợp với sự kiện?
  • Hành động nào bạn muốn khán giả của mình thực hiện? Bạn có muốn họ quyên góp tiền cho một nguyên nhân? Mua sản phẩm sắp tới của bạn? Hoặc làm cho họ trở lại cho một sự kiện trong tương lai.
  • Ngân sách hoặc phạm vi ngân sách là gì? Ngân sách sự kiện của bạn sẽ không thay đổi mục tiêu của bạn, nhưng nó sẽ xác định xem bạn có thực hiện chúng một cách hiệu quả hay không.

Mặc dù những điều trên có vẻ rõ ràng, nhưng cuộc điều tra chiến lược dễ dàng từ bỏ cho cả khách hàng và người lập kế hoạch khi ngày sự kiện đang lờ mờ và có áp lực phải giao hàng. Và thẳng thắn, đôi khi dễ dàng đi sâu vào chi tiết, vì đây là lãnh thổ quen thuộc của các nhà quy hoạch, thay vì nhìn vào chiến lược sự kiện một cách toàn diện.

Xây dựng theo mục tiêu sự kiện của bạn

Quá trình này sẽ xác định cách tái tạo thành công, phát triển từ các thách thức và đổi mới cho các sự kiện trong tương lai dựa trên các mục tiêu bạn đã xác định. Sau một sự kiện, bạn có tất cả kiến ​​thức từ những gì vừa diễn ra trong tâm trí bạn. Những gì đã làm việc và những gì không hoạt động, phản hồi từ các bên liên quan của bạn và làm thế nào nó có thể được cải thiện. Đây là một khung đơn giản để xây dựng cho các sự kiện trong tương lai.

Bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi được tạo ra ở phần đầu của dự án trong giai đoạn chiến lược trước sự kiện.

  • Mục tiêu đã vạch ra của bạn đã đạt được? Những thành công và thách thức trong việc đạt được chúng là gì?
  • Điều gì diễn ra tốt đẹp, điều gì không diễn ra tốt đẹp? Những điều này trong tầm kiểm soát của bạn hay ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi?
  • Chiến lược sự kiện có phục vụ các bên liên quan như dự định không? Các bên liên quan được định nghĩa là nội bộ và bên ngoài (tức là một ông chủ, chủ tịch hội đồng quản trị, nhà tài trợ, nhà triển lãm, nhà cung cấp, khán giả và cộng đồng trực tuyến).
  • Các phép đo được xác định trước của thành công đạt được?
  • Các mục tiêu thương hiệu vẫn phù hợp với sự kiện?
  • Khán giả đã có hành động dự định? Tại sao hay tại sao không?
  • Là ngân sách hoặc phạm vi ngân sách được đáp ứng? Ngân sách đó có đủ không?
  • Những khía cạnh của quá trình lập kế hoạch sự kiện đã thành công? Những khía cạnh nào là thách thức? Những điều chỉnh nào bạn cần để thực hiện về phía trước?
  • Ở đâu và làm thế nào bạn có thể hiệu quả hơn?

Các câu trả lời cho các câu hỏi trên nên được thu thập trong suốt vòng đời của sự kiện. Một tài liệu về các mảnh vỡ sau sự kiện nên được thiết lập ở phần đầu của dự án để nắm bắt phản hồi trong suốt quá trình sự kiện. Phương pháp này ít gây nản lòng hơn nhiều so với việc cố gắng ghi nhớ tất cả các thông tin liên quan đến sự kiện ở cuối.

Trong các sự kiện kéo dài nhiều ngày, các mảnh vỡ nhỏ hàng ngày rất quan trọng không chỉ để thực hiện các điều chỉnh trong thời điểm mà còn để nắm bắt những thành công và thách thức của chính sự kiện.

Nhận phản hồi càng sớm càng tốt

Trong cả hai sự kiện nhiều ngày và sự kiện một ngày, nhận được phản hồi từ các bên liên quan trong sự kiện và ngay sau đó là rất quan trọng. Và, tất cả quá thường xuyên, đó là một phần của quy trình lập kế hoạch sự kiện bị bỏ qua khi sự kiện kết thúc. Phản hồi này có thể ở dạng các nhóm tập trung trực tiếp trong sự kiện hoặc ngay sau đó; theo dõi các cuộc gọi; khảo sát tích hợp ứng dụng trong khảo sát email tại chỗ hoặc sau sự kiện; và cuối cùng, thông qua lắng nghe và phân tích xã hội.

Một sự kiện là thành công như mục tiêu của nó được xác định. Nỗ lực của các mảnh vỡ sau sự kiện chỉ cần ba thành phần chính:

  • Một rõ ràng tại sao trên đầu phía trước.
  • Tài liệu tốt trong suốt.
  • Một cuộc phỏng vấn hiệu quả sau sự kiện với các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

Điều này hoàn thành khung thành công cho quy trình lập kế hoạch sự kiện của bạn và cung cấp cho bạn một khung thành công mà bạn có thể sử dụng cho sự kiện tiếp theo của mình. Thật dễ dàng phải không?! Khi các sự kiện chuyển đổi từ các bên sang đầu tư chiến lược cho các tổ chức, việc xác định mục tiêu sự kiện không chỉ đáng giá mà còn quan trọng đối với thành công của bạn.  Linder Events  đã khởi động dự án nội bộ cho tất cả các doanh nghiệp mới và lặp lại để chia sẻ nghiên cứu, tiết lộ suy nghĩ mới và trình bày ý tưởng mới, hình thành các câu hỏi để củng cố vai trò là cố vấn đáng tin cậy và cuối cùng, để đảm bảo thành công. Mặc dù câu hỏi và quy trình lập kế hoạch sự kiện của mọi người có thể khác nhau, nhưng điều cần thiết là xác định mục tiêu của mọi sự kiện.

Bạn có thể xem thêm về những ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện.

Related Posts

About The Author

Loading Facebook Comments ...